Um Geschäftsprozesse steuern, Daten verwalten und sowohl intern mit ihren Mitarbeitern als auch nach außen mit Kunden, Partnern und Lieferanten kommunizieren zu können, ist jede Organisation auf Dokumente angewiesen. Bei den meisten Organisationen handelt es sich dabei nach wie vor um Dokumente im Papierformat, die zentral oder über mehrere Standorte verteilt in Aktenschränken weilen. Ein solches System erschwert das Auffinden der Dokumente und macht deren Weitergabe und Verteilung zu einem kostspieligen und aufwendigen, wenn auch notwendigem Unterfangen.

Die Dokumentenerfassungs- und Bildgebungslösungen von Bottomline Technologies erlauben es Unternehmen, Papierdokumente in elektronische Daten umzuwandeln, und lassen sich an den spezifischen Bedarf einzelner Abteilungen anpassen, aber auch so erweitern, dass sie den komplexen Anforderungen großer und weltweit verstreuter Konzerne gerecht werden.

Mit den einmal eingescannten Dokumentenabbildungen lässt es sich flexibler arbeiten als mit Papier. Zudem können sie nicht so leicht abhanden kommen oder beschädigt werden. Jedes Dokument kann entweder zu Ablagezwecken oder zwecks Genehmigung und Verteilung im Unternehmen gescannt werden. Hier einige Vorzüge und Anwendungsbeispiele:

• verbesserte Ressourcennutzung und höhere Effizienz durch die Reduzierung des ‚Papierbergs’
  
  
• ein produktiveres Arbeiten, da weniger Zeit und Ressourcen auf die Bearbeitung und das Auffinden von Dokumenten verwendet werden müssen
  
  
• erhöhte Flexibilität, da unabhängig vom Dokumententyp alle Bild- und Datendokumente erfasst werden können
  
  

• vereinfachte Einbindung und Nutzung dieser Daten in anderen Anwendungen
  
  
• Konsolidierung und Rationalisierung von Daten jeglicher Herkunft – z. B. von Dokumenten, die per Fax, Post, Scanner oder Multifunktionsgeräten empfangen oder erstellt worden sind
  
  
• Validierung der erfassten Daten per intelligentem ‚Auslesen’ wichtiger Dokumente und deren Abgleich mit Daten, die in Ihren Anwendungen vorliegen
  
  
• automatische oder manuelle Online-Eingabe der erfassten Daten in andere Softwareanwendungen zur weiteren Verarbeitung
  
  
• Einbindung weiterer Anwendungen und Nutzer in die Dokumentenbearbeitung über die Web-Technologie

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