Transaktionsbelege wie Rechnungen oder Bestellformulare sind für viele Unternehmen ein notwendiger Bestandteil des Geschäftslebens. Oft müssen diese Dokumente noch Jahre nach ihrer Erstellung unter eindeutig zugeordneten Aktenzeichen aufbewahrt werden, um bei Kundenrückfragen zur Verfügung zu stehen oder weil gesetzliche oder sonstige Bestimmungen dies erfordern. Dies mit ausgedruckten Dokumenten zu bewerkstelligen, ist kein leichtes Unterfangen: Die Papiere müssen von Hand sortiert und abgelegt werden, verbrauchen Lagerplatz und lassen sich nur unter Zeitaufwand wiederfinden, wobei der Zugriff nicht immer einfach ist. Hinzu kommt, dass Dokumente nicht unbedingt an dem Standort archiviert werden, an dem ihre Nutzer arbeiten.

Ein Online-Archivierungssystem ist die effizientere Lösung, wenn es darum geht, die Lebensdauer dieser Dokumente zu verlängern und sie damit wertvoller zu machen. Mit den Systemen von Bottomline Technologies lassen sich Duplikata ausgehender Dokumente in mehreren Formaten speichern. Dabei wird die originalgetreue Kopie automatisch indexiert und für den Sofortzugriff per Mausklick verfügbar gemacht. Anschließend stehen die Dokumente über das Unternehmensnetz oder einen Internetbrowser für den Vollzugriff von jedem beliebigen Ort aus zur Verfügung.

Lösungen von Bottomline Technologies tragen dazu bei, den Nutzen elektronischer Dokumente zu maximieren, und haben ein sehr hohes Renditepotenzial. Sie senken die Kosten für die materielle Lagerung, ermöglichen ein schnelleres Auffinden und Zugreifen auf Transaktionsbelege, tragen zu einem verbesserten Kundenservice bei und reduzieren die Anzahl verlorener Unterlagen. Überdies erleichtern sie die Einhaltung einschlägiger Vorschriften wie etwa der 8. EU-Richtlinie zum Gesellschaftsrecht („EuroSOX“).

Indem sie Ringmappen und Aktenschränke durch einen Server ersetzen, mindern Bottomline-Lösungen die mit der Verwaltung, Archivierung und Entsorgung geschäftsentscheidender Dokumente verbundenen Kosten erheblich. Ferner erlauben sie es z. B. dem Kundenservice oder dem Buchhaltungspersonal, gewünschte Dokumente im Nu aufzufinden und einem Kunden zukommen zu lassen, so dass sich die Bearbeitungsdauer typischer Kundenanfragen von Stunden auf wenige Minuten verkürzt. Die Möglichkeit, schneller auf Dokumente zuzugreifen, bewirkt nicht nur Kostenersparnisse, sondern führt auch zu einem überlegenen Kundenservice.

Mit der Archivierung digitaler Dokumentenkopien wird das Risiko, dass ein Schriftstück abhanden kommt, weitgehend gebannt. Schätzungen von Spezialisten zufolge geben Organisationen im Mittel 140 Euro dafür aus, ein einziges verlorenes Dokument wiederherzustellen. Die Dokumentenarchivierung versetzt Organisationen zudem in die Lage, (steuer-) rechtlichen Auflagen leichter nachzukommen und Strafzahlungen zu vermeiden. Hier einige Vorzüge und Anwendungsbeispiele:

• Konsolidierung sämtlicher Dokumente an einem einzigen Ort
  
  
• online
• rechtzeitig
• jederzeit

• verbesserter Service, erhöhte Anwenderproduktivität:
  
  
• Speicherung aller Dokumente in einem einzigen Archiv
  
  
• bequemer Zugriff auf alle Dokumente per Web-Browser oder Ihre Unternehmensanwendung(en)
  
  
• wirksamer Einsatz Ihres Dokumentenbestands zur Unterstützung der Lieferkette

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen telefonisch unter der Rufnummer 49 (0)6403 7785-0 zur Verfügung. Um uns eine Online-Anfrage zukommen zu lassen, klicken Sie bitte hier.