Geschäftsdokumente sind viel mehr als nur bedrucktes Papier. Für Ihre Kunden und Partner sind sie das Gesicht Ihrer Organisation – und wir alle wissen, wie sehr der erste Eindruck zählt. Aus diesem Grund sind das Erscheinungsbild, der Inhalt und die Personalisierung ERP-generierter Geschäftsdokumente so wichtig, obwohl sie oft vernachlässigt werden. Einen in Form und Ton einheitlichen Auftritt Ihres gesamten Unternehmens zu gewährleisten, gestaltet sich nicht zuletzt deshalb so schwierig, weil kostenaufwendige Rechnungs-, Berichts- und sonstige Vordrucke bereits veraltet sein können, bevor sie auch nur ausgedruckt werden.

Mit Bottomline Technologies wird die Erstellung professioneller, individualisierter Dokumente zum Kinderspiel. Unsere Lösungen arbeiten mit Daten, die aus vorhandenen Anwendungen stammen, so dass die Neuformatierung der Dokumente ohne jeglichen Programmieraufwand erfolgen kann. Per ausgabegetreu dargestelltem „Drag and Drop“ kann der Anwender Logos, Grafiken, Strichcodes, Unterschriften, Farben, Schriftarten und konditionale Routing-Begrenzer in jedes beliebige Geschäftsdokument aufnehmen. Die intuitive Grafikschnittstelle erlaubt es praktisch jedem Mitarbeiter im Unternehmen, Formulare oder andere Unterlagen zu erstellen. So kann jeweils derjenige die Erstellung steuern, der das Dokument am besten kennt – und das ist nicht unbedingt immer der technisch versierte IT-Spezialist.

‚Subform’ und ‚Variable Subform’ sind Lösungen aus dem Haus Bottomline Technologies, mit denen sich häufig verwendete Informationen wie Logos, Anschriften oder Unterschriften dynamisch mit Masterformularen oder -vorlagen jeder Anzahl verknüpfen lassen. Wenn sich eines Tages die Adresse, Faxnummer oder das Logo Ihres Unternehmens ändert, genügt es, die als Basis dienende ‚Subform’ zu aktualisieren, um alle mit ihr verknüpften Ausgabedokumente ebenfalls zu ändern. Diese Technologie hat den großen Vorteil, dass sämtliche Schriftstücke auf Normalpapier ausgedruckt werden können. Auf vorgedrucktes Büropapier kann somit weitgehend verzichtet werden, und die mit der Aussortierung und Entsorgung veralteter Dokumente verbundenen Kosten fallen weg. Hier einige Vorzüge und Anwendungsbeispiele:

• effektivere Kommunikation:
  
  
• ansprechend gestaltete Präsentationen
• vielfältige Seitenlayouts
• Branding
• Logos
• Strichcodes
• Unterstützung mehrerer Sprachen

• Effizienzgewinne aus betrieblicher Sicht:
  
  
  • gemeinsame Nutzung des ‚Dokumentenkapitals’
    
    
  • kürzere Bearbeitungszeiten dank aussagekräftigerer, interaktiverer Dokumente
    
    
  • geringere Kosten, da weniger vorgedrucktes Büropapier benötigt und ggf. verschwendet wird
    
    
  • Zusammenfassung eingehender mit abgehenden Dokumenten, z. B. Zustellungsnachweise mit Rechnungen oder Bestätigungen mit Lieferscheinen

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen telefonisch unter der Rufnummer 49 (0)6403 7785-0 zur Verfügung. Um uns eine Online-Anfrage zukommen zu lassen, klicken Sie bitte hier.